Dictionnaire Métiers

I. Qu’est-ce qu’un dictionnaire métier ? #

Le dictionnaire métier a pour objectif de décrire, au sein d’une entreprise, les différents termes métiers utilisés dans le cadre des activités quotidiennes en interne ou encore avec les clients externes.

Le dictionnaire métier a pour objectif d’homogénéiser le vocabulaire interne et de s’assurer de la bonne compréhension des différents acteurs au sein de l’entreprise. Il permet de déployer une hiérarchie des différents termes afin d’assurer une granularité fine.

Le dictionnaire permet notamment d’identifier, pour chacun des termes, les champs dans lesquels sont stockés les informations au sein des différentes sources documentées manuellement ou automatiquement au sein de la plateforme Suadeo.

Cette approche constitue une stratégie « top-down » partant du besoin des utilisateurs métiers finaux. Les différents métiers, en lien avec les équipes « Gouvernance », travaillent ensemble pour définir les termes métiers ainsi que leur arborescence dans un dictionnaire métier unique.

Plusieurs contextes métiers peuvent exister au sein de la société. A titre d’exemple, il serait possible de trouver, au sein de la plateforme Suadeo, un contexte pour les équipes « Ressources humaines », « Commerciales » ou encore « Comptabilité ». L’objectif de ces différents contextes est de permettre de définir une terminologie au plus proche de l’usage fait par les métiers tout en le contextualisant.

Les métiers peuvent, au sein de ces différents contextes métiers, apporter une description complète des termes, définir des synonymes qui vont couvrir au mieux le langage lexical interne ainsi que de fournir des exemples de jeux de données.

II. Accéder au dictionnaire de données : #

Le dictionnaire métier est accessible depuis le menu catalogue au sein de plateforme Suadeo. L’illustration ci-dessous indique comment accéder simplement à celui-ci lors que l’utilisateur est connecté à la plateforme Suadeo.

III. Description de l’interface du dictionnaire de données : #

1. Supprimer un ou plusieurs termes métiers : #

Ce menu permet de supprimer un ou plusieurs termes du dictionnaire sélectionné au préalable dans la hiérarchie via la case à cocher.

2. Ajouter un nouveau terme au dictionnaire : #

Ce menu permet d’accéder à une nouvelle interface pour ajouter un nouveau terme métier. Une description exhaustive est faite dans la suite de ce document.

3. Dupliquer un terme existant : #

Ce menu permet de dupliquer un terme du dictionnaire dans un autre dictionnaire existant.

4. Importer un dictionnaire en chargeant un fichier : #

Pour faciliter le travail des métiers, il est possible de venir importer, en masse et simplement, un dictionnaire par le biais d’un fichier .csv. Cela permet aussi de venir importer les relations entre les termes du dictionnaire et les champs des différentes sources de données de façon automatique.

5. Exporter le dictionnaire sous format .csv : #

Cette fonctionnalité permet de récupérer toutes les données insérées au sein du dictionnaire métier. Il permet aussi notamment d’obtenir un exemple de format du fichier pour les imports mentionnés dans le point n°4.

6. Faire une recherche au sein du dictionnaire métier : #

Le moteur de recherche au sein de l’interface du dictionnaire métier permet de rechercher des termes métiers, des synonymes ainsi que des exemples de données saisies dans le cadre de la création de dictionnaire.

7. Changer de dictionnaire en utilisant le menu de contexte : #

Cette fonctionnalité permet de changer le contexte du dictionnaire métier en chargeant un autre dictionnaire.

IV. Ajouter un terme à un catalogue : #

Ce menu permet d’accéder à une nouvelle interface pour ajouter un nouveau terme métier. La saisie d’un nouveau terme se fait au travers de plusieurs écrans. Le premier écran permet notamment de saisir le nom du terme et d’une description complète en plusieurs langues.

L’utilisateur peut donc documenter plus ou moins finement son terme par le biais d’une description en texte mais aussi via une documentation de type Word pour une meilleure compréhension des différents acteurs ou bien pour réutiliser des documentations déjà existantes. Il retrouve aussi la possibilité de naviguer vers le terme parent.

L’objectif étant de simplifier l’usage de la donnée par les métiers finaux, la plateforme Suadeo met à disposition une zone qui indique, pour le terme, les champs utilisés pour stocker les données propres à celui-ci.

Il a aussi la possibilité de directement ajouter des sous-termes depuis cette même interface de saisie ainsi que des synonymes ou des exemples liés au terme.

L’interface a été structurée en fonction des retours des utilisateurs métiers. Assez souvent lors de la création d’un terme, le métier identifie d’autres termes « enfants » qu’il souhaiterait ajouter. Il a donc la possibilité de venir créer plusieurs nouveaux termes enfants rapidement, qui seront à documenter dans un deuxième temps.

Lors de la création d’un catalogue, beaucoup de champs contiennent des valeurs similaires. Pour éviter aux métiers de rechercher au sein de ces différentes sources, il est possible d’automatiser cette recherche au sein de différents champs de la table. Les champs correspondant au format demandé seront donc automatiquement associés au terme du dictionnaire. Cette partie est détaillée dans la partie Data Discovery.

V. Charger un dictionnaire métier avec des fichiers plats : #

Pour faciliter le travail des métiers, il est possible de venir importer simplement un dictionnaire par le biais d’un fichier .csv. Cela permet aussi de venir importer les relations entre les termes du dictionnaire et les champs des différentes sources de données.

Les utilisateurs peuvent donc simplement venir enrichir la plateforme Suadeo sur la base d’un catalogue existant ou de préparer un premier catalogue directement depuis un fichier plat.

Cette fonction d’import permet d’importer deux types de fichiers différents, Le chargement des fichiers présentés ci-dessous s’effectue simplement depuis l’interface du dictionnaire métier par un clique sur l’icône chargement.

Il est possible d’importer ces fichiers manuellement au travers de la plateforme Suadeo. Mais il est également possible de passer par un mode API (par exemple via une commande CURL) afin d’automatiser ces imports de données.

1. Exemple du fichier de chargement des termes d’un catalogue :

Voici la structure du fichier dictionnaire métier à importer :

• Contexte du terme : CONTEXT ;
• Nom du terme : NAME ;
• [Optionnel] Terme parent : PARENT_NAME ;
• [Optionnel] Description du terme : DESCRIPTION ;
• [Optionnel] Synonymes du terme (multiples valeurs séparées par ||) : SYNONYMS ;
• [Optionnel] Exemples du terme (multiples valeurs séparées par ||) : EXAMPLES.

1. Exemple du fichier de déclaration des relations entre les termes et les sources :

Voici la structure du fichier de relations à importer :

• Contexte du terme : CONTEXT ;
• Nom du terme : NAME ;
• Nom de la source utilisée pour le lien : SOURCE ;
• Nom de la table utilisée pour le lien : TABLE ;
• Nom de la colonne utilisée pour le lien : COLUMN.

L’utilisateur peut accéder à un format de ces fichiers directement depuis l’interface du dictionnaire métier en utilisant le bouton permettant de télécharger le catalogue.

VI. Data Discovery ou recherche des similarités des valeurs : #

Lors de la création ou de l’édition d’un terme au sein du dictionnaire métier, il est possible de définir différentes méthodes pour identifier, dans les sources de données à disposition dans la plateforme Suadeo, tous les champs correspondants à un format spécifiques.

L’utilisateur peut choisir les méthodes suivantes :

• Ne faire aucun rapprochement automatique
• Faire un rapprochement sur la base d’un « fuzzy matching » permettant d’identifier des données qui se ressemblent sans être parfaitement identiques.
• Utiliser des expressions « Regex » permettant d’identifier des données sur la base de leur structure. Par exemple, les identifiants de contrat ou de compte peuvent s’approcher du format suivant 1234AB34 donc sur 8 caractères avec 4 chiffres, 2 lettres et 2 chiffres à nouveau.

VII. Différents contextes pour répondre aux besoins des métiers : #

Une société peut couvrir une multitude de domaines d’activités, mais aussi des activités connexes comme la gestion de l’entreprise ou les ressources humaines, la comptabilité et bien d’autres.

Dans le cadre de la gouvernance de la donnée, l’attention se porte dans un premier temps sur la ou les activités principales. Il s’avère que l’activité principale peut couvrir différents contextes avec des termes similaires mais des définitions différentes.

Prenons l’exemple d’une agence immobilière. Une agence propose différents types de bien à la vente comme à la location. Le vocabulaire même si fortement similaire peut varier s’il s’agit d’un bien à la vente comme à la location. Les métiers souhaiteraient donc avoir une définition différente pour décrire au mieux leur activité et s’assurer de la bonne compréhension de la donnée.

Les métiers peuvent alors avoir une hiérarchie de termes proches mais avec des définitions différentes, des synonymes et des exemples adaptés au contexte de l’activité. Pour ce faire, les métiers créent chacun leur propre termes, similaire ou non, et viennent l’enrichir avec leurs spécificités en fonction du contexte. Ils pourront de même associer des sources de données et des champs différents pour faciliter la compréhension des différents utilisateurs.

Cette notion de contexte est donc essentielle pour améliorer la connaissance interne aussi bien au niveau du vocabulaire que des sources et champs nécessaires à une valorisation cohérente de la donnée au sein de l’établissement.

VIII. Naviguer entre dictionnaire métier et catalogue de données : #

Un des objectifs du dictionnaire de métier est d’offrir une vue 360 degrés des données du client. Pour ces raisons, depuis la section « champs » d’un terme, il est possible de descendre au niveau du catalogue de données pour comprendre pour chacun de ceux-ci le format de la donnée mais aussi son contenu grâce à la fonctionnalité de profiling.

L’utilisateur accède donc selon ces droits à l’intégralité des informations nécessaires pour lui permettre d’appréhender un terme métier, de comprendre la provenance de la donnée depuis les différentes sources, mais encore de voir le contenu de celle-ci. Ces éléments viennent faciliter l’utilisation de la donnée en interne et optimise les interactions avec les métiers IT.

IX. L’approche communautaire : #

La gouvernance et la qualité de la donnée sont des processus itératifs venant s’enrichir au fil du temps.

Cette qualité passe notamment par les retours utilisateurs tels que les questions, les commentaires et les différentes évaluations faites par les métiers, utilisateurs finaux de la donnée. Pour accompagner au mieux ce processus, la plateforme Suadeo intègre la possibilité de venir échanger sur les différents termes du dictionnaire métiers comme sur les données d’usage et autres objets directement dans la plateforme Suadeo.

Ces différents échanges sont donc centralisés au sein de la plateforme, au niveau dudit dictionnaire et de son contexte, pour optimiser le processus d’amélioration continue de la qualité de la donnée et être au plus proche des éléments contextuels qui nécessitent des interactions utilisateurs.